Jak nadać komuś dostęp do wizytówki Google i nie stracić nad nią kontroli

Współpraca z agencją, marketingowcem albo nowym pracownikiem zaczyna się zwykle od prośby o login i hasło do konta Google. Rozwiązanie wygodne przez pierwszy tydzień potrafi kosztować całą wizytówkę, bo osoba z hasłem dostaje władzę nad kontem, a nie nad samym profilem firmy, i to ona decyduje, kto ten dostęp zachowa po rozstaniu. Google przewidział na taką sytuację osobne role, a nadanie właściwej zajmuje dwie minuty i nie wymaga podawania nikomu hasła.

Dlaczego hasło do konta Google nie jest sposobem na oddanie wizytówki w opiekę

Hasło otwiera całe konto Google, a wizytówka jest tylko jedną z rzeczy, które do tego konta należą. Razem z profilem firmy oddajesz pocztę, dysk, zdjęcia i kalendarz, a przy okazji tracisz ślad po tym, kto wprowadził konkretną zmianę, bo każde działanie wygląda jak Twoje własne. Kiedy współpraca się kończy, jedynym sposobem na odzyskanie spokoju jest zmiana hasła, a ta wyrzuca z konta także narzędzia, o których akurat nie pamiętasz.

Osobne role rozwiązują wszystkie trzy problemy naraz. Każda osoba pracuje na swoim koncie i pod swoim nazwiskiem, historia zmian pozostaje czytelna, a odebranie dostępu jednej osobie nie rusza reszty Twojej firmowej poczty. W audytach wizytówek, które robimy, hasło współdzielone z byłym pracownikiem albo poprzednią agencją bywa najczęstszą przyczyną tego, że właściciel firmy nie może wejść do własnego profilu. Dlatego kiedy powierzasz komuś stałą opiekę nad wizytówką Google, rola menedżera jest standardem, od którego zaczyna się każda uczciwa współpraca.

Trzy poziomy dostępu do profilu firmy i różnice, które mają znaczenie

Klienci pytają nas najczęściej, czy osoba z dostępem może skasować wizytówkę albo wyprowadzić ją na własne konto, i pytają słusznie, bo od odpowiedzi zależy, jaką rolę nadają. Profil Firmy w Google zna trzy role, a dzielą je uprawnienia do dwóch rzeczy, czyli do usuwania profilu i do zarządzania listą osób z dostępem. Cała codzienna praca na wizytówce mieści się w najsłabszej z nich, więc agencji i pracownikowi wystarcza rola menedżera.

Rola	Co daje	Czego nie pozwala zrobić
Właściciel główny	Pełna kontrola nad profilem, w tym usunięcie wizytówki i przekazanie własności innemu kontu	Nie da się jej odebrać z zewnątrz, dopóki sama nie przekaże roli komuś innemu
Właściciel	Praca na profilu, zarządzanie listą osób z dostępem oraz usunięcie profilu	Nie usunie właściciela głównego ani nie przejmie jego roli
Menedżer	Cała codzienna praca na wizytówce, od opisu, kategorii i godzin po zdjęcia, wpisy, odpowiedzi na opinie i wiadomości	Nie usunie profilu, nie doda ani nie usunie żadnego użytkownika, nie odbierze Ci własności

Menedżer zrobi wszystko, czego oczekujesz od osoby prowadzącej profil, łącznie z uzupełnianiem kategorii i godzin, publikowaniem wpisów oraz odpowiadaniem na opinie, także te negatywne. Jeśli słyszysz, że do prowadzenia wizytówki potrzebna jest rola właściciela, potraktuj to jako sygnał ostrzegawczy, bo jedyne, co ta rola dokłada, to prawo do decydowania o dostępach i do usunięcia profilu. Pełny podział uprawnień opisuje pomoc Profilu Firmy w Google.

Pięć kroków, w których nadasz komuś rolę menedżera

Zanim zaczniesz, zaloguj się w przeglądarce na konto Google, na które przychodzą powiadomienia o Twojej wizytówce, i przygotuj adres poczty osoby, którą chcesz dodać. Wystarczy zwykły adres Gmail albo firmowy adres podpięty do konta Google.

Otwórz pulpit swojej firmy w wyszukiwarce Google

Wpisz w Google nazwę swojej firmy albo wejdź na business.google.com. Jeśli jesteś zalogowany na koncie zarządzającym profilem, zamiast zwykłego wyniku zobaczysz pulpit firmy, czyli panel z kafelkami do edycji profilu, opinii, zdjęć i wpisów. Klient, który szuka Twojej firmy, tego panelu nie widzi.

Rozwiń menu ukryte pod trzema kropkami

W prawym górnym rogu pulpitu, obok wskaźnika kompletności profilu, znajdziesz ikonę trzech kropek ustawionych pionowo. Google nazywa ją Więcej. Po kliknięciu rozwija się menu, a Ty wybierasz z niego pozycję Ustawienia i profil firmy.

Wejdź na listę osób, które mają dziś dostęp

W oknie ustawień wybierz pozycję Użytkownicy. Zobaczysz komplet kont z dostępem do wizytówki razem z rolą przypisaną każdemu z nich. To dobry moment, żeby sprawdzić, czy nie widnieje tam ktoś, kto skończył z Tobą współpracę dwa lata temu.

Dodaj nową osobę i wklej jej adres poczty

Kliknij przycisk dodawania oznaczony sylwetką ze znakiem plus, a potem wklej adres poczty osoby, którą dodajesz. Adres wklejaj zamiast przepisywać, bo jedna literówka sprawia, że zaproszenie trafia w pustkę, a Ty czekasz na odpowiedź, która nigdy nie przyjdzie.

Wybierz rolę menedżera i wyślij zaproszenie

Z listy ról zaznacz Menedżer, nigdy Właściciel, i zatwierdź przyciskiem zaproszenia. Osoba, którą dodałeś, dostanie wiadomość z odnośnikiem i pojawi się na liście ze statusem oczekiwania. Status znika w chwili przyjęcia zaproszenia i dopiero wtedy druga strona ma dostęp do profilu.

Co zrobić, gdy w ustawieniach nie ma sekcji z użytkownikami

Sekcji z użytkownikami nie zobaczy nikt, kto nie jest właścicielem profilu, więc pierwszą rzeczą do sprawdzenia jest rola przypisana Twojemu kontu. Drugą jest stan weryfikacji, bo profil czekający na kod potwierdzający nie udostępnia jeszcze zarządzania dostępem.

Najbardziej kłopotliwy scenariusz dotyczy firm, które nigdy nie zakładały wizytówki samodzielnie. Profil bywa przypisany do prywatnego konta byłego pracownika albo poprzedniej agencji, a wtedy zamiast nadawać rolę, trzeba wystąpić do Google z wnioskiem o przejęcie profilu. Google kontaktuje się wtedy z obecnym właścicielem i przy braku odpowiedzi przekazuje własność wnioskodawcy, chociaż całość potrafi zająć kilka tygodni. Jeśli po zalogowaniu firma w ogóle nie pokazuje się w panelu, zacznij od sprawdzenia przyczyn, przez które wizytówka Google nie wyświetla się.

Jak odebrać dostęp, kiedy współpraca się kończy

Wracasz tą samą drogą, klikasz przy adresie osoby i usuwasz dostęp. Nie potrzebujesz do tego jej zgody ani kontaktu z Google, a profil zostaje w całości Twój razem ze wszystkim, co zostało w nim opublikowane, bo zdjęcia, opisy i odpowiedzi na opinie należą do wizytówki, a nie do konta, które je dodało.

Zanim jednak dojdzie do rozstania, upewnij się, że Twoje konto ma rolę właściciela, ponieważ menedżer listą użytkowników nie zarządza. Jeżeli okaże się, że właścicielem jest agencja, a Ty figurujesz we własnym profilu jako menedżer, to sprawa do naprawienia od razu, a nie w dniu, w którym zechcesz zakończyć umowę.

Najczęstsze pytania

Nadanie roli menedżera chroni Cię przed najgorszym scenariuszem, ale samo w sobie nie poprawi pozycji firmy w mapach. Zanim zdecydujesz, komu powierzysz profil, sprawdź, w jakim stanie jest dzisiaj, i zamów bezpłatny audyt wizytówki, który pokaże braki w opisie, kategoriach i zdjęciach oraz miejsce Twojej firmy na tle konkurencji z okolicy.